Правильная организация конференций

Организация конференций требует четкости и определенной педантичности. В процессе подготовки должны быть решены технические, логистические и творческие задачи.

Профессиональная и последовательная работа по организации конференций помогает создавать спокойную деловую атмосферу. Возможность продолжить общение в неформальной обстановке можно запланировать заранее и продумать варианты банкета, фуршета и небольшой развлекательной программы, которая приятно разнообразит мероприятие.

Грамотная организация конференций может совместить несколько направлений: конференцию, выставку, презентацию. В процессе подготовки следует учесть главные составляющие конференции и выдержать формат.

Основные задачи по качественной организации конференций:
— обеспечить гостей площадкой для дискуссии;
— создать благоприятные условия для установления контактов между потенциальными партнерами;
— использовать современные технологии для повышения качества и наглядности подаваемого материала;
— включить развлекательную составляющую, что сделает конференцию более интересной для аудитории, поможет разрядить атмосферу и создаст доброжелательную ауру для общения;

Прежде всего, работая над подготовкой конференции, как формы бизнес-ивента, следует помнить – конференция – это специальное деловое мероприятие, формат которого стандартизирован, а назначение преимущественно практическое. При желании, формат мероприятия может быть расширен с помощью творческого подхода и при помощи различных нестандартных ходов.

Компании, для которых организация конференций является эффективным инструментом построения имиджа и репутации, сталкиваются в процессе подготовки с рядом трудностей, которых можно избежать, обратившись в event-агентство.

1. Выбор конференц-зала

Правильно выбранный конференц-зал должен отвечать всем требованиям, соответственно поставленным задачам: удобное местоположение (близость к метро или гостинице, где разместились гости мероприятия), соответствие экологическим стандартам, безопасность и охрана на территории, возможность парковки, вместимость зала (он должен свободно принять необходимое число участников, иметь дополнительные помещения для общения и проведения пресс-конференций), техническая оснащенность.

2. Организация конференции

Масштабы запланированного мероприятия, сроки, отведенные на подготовку и бюджет, должны взаимно соответствовать. Программа мероприятия должна быть насыщенной и наполненной интересными событиями.

Рекламная и информационная продукция должна быть изготовлена в количестве, соответствующем числу гостей и оформлена в общей стилистике. Дополнительная культурная программа для гостей и участников (экскурсии, посещение театра), разнообразное меню (кофе-брейки в перерывах, обеды и гала-ужин гостей высокого уровня), все это создаст хороший информационный повод и серьезное отношение к организатору со стороны коллег.

Качественная подготовка и организация конференций осуществляется в тесном взаимодействии с событийными агентствами, т. к. часто объемы подготовительной работы и осуществление контроля во время проведения мероприятия по силам только профессиональным организаторам.